CSMS

                fifi safetyContractor Safety Management System (CSMS)

CSMS adalah suatu Sistem Manajemen K3 yang diterapkan kepada kontraktor, meliputi beberapa elemen K3 yang sesuai dengan standar yang diacu (ISRS, ANSI, OHSAS, dll). CSMS sebagai bahan pertimbangan awal oleh perusahaan main contractor untuk menilai kinerja Kontraktor yang akan diterimanya.
Mengapa Perusahaan Wajib Menerapkan CSMS?
  • Syarat untuk dapat lolos prakualifikasi di Total, Unocal, dan Vico
  • Meningkatkan profit perusahaan.
  • Mengurangi angka kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
  • Membangun citra positif perusahaan
Kapan Perusahaan Wajib Menerapkan CSMS?
1. Tahap Kualifikasi
  • Penilaian Resiko
  • Pra-kualifikasi
  • Pemilihan
2. Tahap Pelaksanaan
  • Aktivitas awal pekerjaan
  • Pada saat pekerjaan berlangsung
  • Evaluasi akhir
Penilaian Resiko :
  • Menilai dan menakar resiko aktivitas pekerjaan yang akan dikontrakkan.
  • Mengkategorikan resiko dengan kategori rendah, menengah dan tinggi.
Hal hal yang memperngaruhi resiko :
  • Jenis pekerjaan
  • Lokasi pekerjaan
  • Potensi celaka karena bahaya di tempat kerja.
  • Potensi celaka karena aktivitas kontraktor
  • Pekerjaan simultan oleh beberapa kontraktor
  • Lamanya pekerjaan
  • Pengalaman dan keahlian kontraktor
Pra Kualifikasi :
Untuk meniliti kualifikasi kontraktor dalam hal K3. Hanya mereka yang memiliki sistem K3 yang akan diikutkan di dalam proses tender.
Pemilihan/Seleksi :
Untuk memilih kontraktor terbaik diantara mereka yang mengikuti tender.Aktivitas Awal Pekerjaan :
  • Adalah langkah untuk membuka komunikasi awal antara petugas lapangan kontraktor dan petugas lapangan perusahaan minyak dan tambang.
  • Pre job activity meeting at office
  • Pre job activity meeting at site
  • Rencana Kerja (work plan)
  • Review Potential Hazards and Safety Aspect
  • Emergency Response Plan and Procedure
  • Pre Job safety Meeting – site
  • Orientasi Lapangan
  • Finalization All Safety Requirement
  • Pelatihan Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Pada Saat Pekerjaan Berlangsung :
  • Inspeksi Keselamatan Kerja (Safety Inspection)
  • Program Keselamatan Kerja (Safety Program): Safety Meeting, Safety Inspection, Safety Promotion, Safety Communication, Emergency Drills and Exercise, Incident Investigation
Evaluasi Akhir :
  • Adalah langkah penilaian kinerja K3 kontraktor selama pra-kualifikasi dan Pekerjaan Berlangsung.
  • Hasil evaluasi akan disimpan di data bank, menjadi bahan pertimbangan apakah kontraktor tersebut layak untuk mendapat pekerjaan yang akan datang
  • Kinerja Keselamatan Kerja :
  • Safe working hours
  • Frequensi rate & Severity rate
  • Masalah-masalah Keselamatan Kerja
  • Laporan Kecelakaan, kerusakan, kejadian, nyaris celaka dan anomaly.
  • Pelatihan yang diadakan.

Proses CSMS ini banyak mempunyai kendala di beberapa perusahaan yang belum mempunyai sistem manajemen K3, ataupun sudah ada namun tidak terimplementasikan sepenuhnya. Beberapa hal yang kadang dilewatkan ataupun tidak disadari oleh Line Management ataupun karyawan bahwa, pendokumentasian setiap proses pekerjaan amatlah penting. Hal itu bertujuan untuk memonitor dan mendeteksi suatu proses pekerjaan, yang didalamnya terdapat informasi-informasi penting yang pada suatu saat akan dibutuhkan.

Contoh sederhana dari pertanyaan kuesioner CSMS adalah komitmen manajemen dan bukti keterlibatan langsung pada implementasi Sistem Manajemen K3, disini secara nyata bahwa Top Management mempunyai peran yang sangat penting sebagai orang pertama yang bertanggung jawab tentang K3 diperusahaannya. Untuk memastikan proses ini dijalankan maka perlu di lakukan implementasi seperti HSE Manajemen Meeting yang terjadwal. Dan yang lebih penting lagi, setiap melakukan pertemuan atau meeting wajib dibuatkan Minute of Meeting lengkap dengan daftar hadirny.

Hal-hal sederhana yang sering terlewatkan seperti inilah, yang mempunyai efek pada proses CSMS ini. Oleh karena itu pada pelaku perusahaan, buatlah sistem yang rapi, terintegrasi. Dengan menentukan objectives dan target dan goal yang ingin dicapai, tentunya di sisi K3.

DAFTAR KELENGKAPAN CSMS

Bagian 1 Kepemimpinan dan Komitmen

Lampirkan bukti keterlibatan aktif pimpinan tertinggi (Senior Manager) dalam aspek HSE :

  1. Laporan dan rencana perjalanan Manajemen meninjau lokasi
  2. Info/ memo HSE dari Senior Manager
  3. Daftar hadir Senior Manager dalam meeting HSE
  4. Struktur organisasi.

Bagian 2 Tujuan Kebijakan dan Strategi

Kebijakan HSE disebarluaskan dan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan melalui :

  1. Papan pengumuman
  2. E-mail atau surat pemberitahuan
    Lampirkan bukti foto dan dokumentasinya.

Bagian 3 Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standard dan Dokumentasi

Bagian 3.1 Program Komunikasi dan Rapat K3
Bukti keterlibatan Manajemen dalam meeting HSE yang dilakukan secara periodik, yaitu :

  1. Program dan jadwal meeting HSE di semua level organisasi
    Lampirkan bukti MOM, daftar hadir, dan materi rapat.

Bagian 3.2. Pelatihan Staf
Lampirkan :

  1. Matriks / rencana kebutuhan pelatihan HSE untuk level staf beserta dokumentasi pelaksanaan pelatihan untuk level staf
  2. Matriks training untuk semua posisi / level jabatan.

Bagian 3.3 Kemampuan Karyawan dan Pelatihan K3
Lampirkan program HSE untuk karyawan dan karyawan baru, yaitu :

  1. Program pelatihan HSE.
  2. Materi induksi dan orientasi karyawan baru.
  3. Buku panduan HSE (jika ada).
  4. Bukti program orientasi karyawan baru.

Bagian 3.4 Pelatihan Khusus
Lampirkan rencana dan bukti pelaksanaan pelatihan HSE untuk semua level jabatan, yang meliputi :

  1. Daftar hadir
  2. Sertifikat peserta pelatihan.

Bagian 3.5 Pelatihan Khusus
Lampirkan :

  1. Program pelatihan HSE spesialis untuk karyawan tertentu
  2. CV pimpinan tertinggi HSE.

Bagian 4 Penanganan Bahaya dan Pengaruh

Bagian 4.1 Penilaian Bahaya dan Dampak
Lampirkan :

  1. Prosedur penilaian risiko (risk assessment), JSA, HAZOP
  2. Bukti penilaian risiko untuk proses kegiatan di perusahaan Anda.
  3. Bagian 4.2 Exposure Pekerja

Lampirkan mekanisme/ alur komunikasi pemaparan bahaya yang meliputi :

  1. Info HSE di papan pengumuman
  2. safety sign
  3. E-mail safety alert
  4. Laporan dari monitoring bahaya, seperti tingkat kebisingan, paparan bahan kimia, temperatur dan pencahayaan.

Bagian 4.3 Bahaya Yang Potensial (Bahan Kimia, Ancaman Biologis dan Fisik Seperti Kebisingan, Radiasi, Uap, Uap Bahan Bakar, Suhu Yang Ekstrim).
Lampirkan bukti foto papan pengumuman yang berisi info HSE, poster tentang bahaya kebisingan, radiasi, dan data MSDS.

Bagian 4.4 PPE
Lampirkan :

  1. Prosedur standar PPE (Alat Pelindung Diri)
  2. List PPE
  3. Laporan distribusi dan inspeksi PPE
  4. Laporan pelatihan penggunaan PPE
  5. Bukti penyimpanan dan pemeliharaan PPE.

Bagian 4.5 Penanganan Limbah
Lampirkan :

  1. Prosedur penanganan limbah (waste management procedure),
  2. Klasifikasi limbah
  3. Laporan manifes limbah.

Bagian 4.6 Kesehatan Industri

  1. Lampirkan program dan kebijakan kesehatan industri, seperti program housekeeping, ergonomi, Indoor Air Quality.
  2. Lampirkan bukti dari identifikasi bahaya kesehatan, seperti laporan hasil MCU karyawan, pengukuran pencahayaan, temperatur dan kebisingan, penyediaan PPE.

Bagian 4.7 Minuman Keras dan Obat-Obatan
Lampirkan :

  1. Kebijakan Drugs & Alcohol serta bukti sosialisasi dan komunikasi kebijakan tersebut dalam bentuk buletin, email dan papan pengumuman.
  2. Program Drugs & Alcohol yang tercantum dalam penerimaan karyawan bebas drugs & alcohol.

Bagian 5 Perencanaan dan Prosedur

Bagian 5.1 Buku Panduan K3 atau Operasi
Sebaiknya perlu dilampirkan prosedur dan manual HSE dengan disertakan prosedur pengendalian dokumen yang selalu diperbaharui.

Bagian 5.2 Pengawasan dan Pemeliharaan Peralatan
Lampirkan :

  1. Program inspeksi
  2. Sertifikasi dan maintenance peralatan, laporan/ catatan inspeksi peralatan.

Bagian 5.3 Penanganan Keselamatan Transportasi
Lampirkan :

  1. Prosedur transportasi darat dan bukti penerapannya, yang meliputi pelatihan drivers, inspeksi dan maintenance kendaraan, program pencegahan kecelakaan kendaraan.

Bagian 6 Pemantauan Implementasi dan Kinerja

Bagian 6.1 Pemantauan Terhadap Manajemen dan Kinerja Aktivitas
Lampirkan laporan prosedur monitoring performa HSE yaitu :

  1. Laporan tentang total jam kerja
  2. Jumlah kejadian kecelakaan
  3. Reward HSE
  4. Monitoring performa HSE dari klien dalam bentuk sertifikat/ penghargaan.

Bagian 6.2 Program Keselamatan
Lampirkan program dan jadwal safety meeting yang dilakukan secara teratur dan dihadiri oleh level supervisor/ Safety Officer beserta dokumentasi pelaksanaannya

Bagian 6.3 Insiden Yang Berhubungan Dengan Hukum, Kejadian berbahaya, Tuntutan Perbaikan dan Pemberitahuan Pelarangan.
Lampirkan catatan dan laporan kejadian kecelakaan dalam kurun waktu 5 tahun terakhir.

Bagian 6.4 Catatan Kinerja K3
Lampirkan statistik catatan kinerja HSE dalam 5 tahun terakhir seperti annual report.

Bagian 6.5 Investigasi dan Pelaporan Insiden
Lampirkan :

  1. Prosedur investigasi dan pelaporan insiden/ kecelakaan
  2. Laporan insiden dan hasil investigasi
  3. follow up dari laporan inciden misalnya dalam bentuk memo, email, safety alert.

Bagian 7 Audit dan Peninjauan

Lampirkan :

  1. Prosedur audit
  2. Program audit yang meliputi jadwal audit, lingkup audit, tim audit, laporan audit dan follow up laporan audit.
  3. Bukti pelaksanaan audit

Bagian 8 Manajemen K3

Lampirkan bukti perusahaan Anda menjadi anggota Asosiasi HSE, misalnya sertifikat keanggotaan KADIN, APINDO, IAKKI, AK3, BSC. dll

Bagian 9 Prosedur Tanggap Darurat

Lampirkan :

  1. Prosedur Emergency Response Plan (ERP)
  2. Struktur ERP
  3. Program ERP
  4. Pengumuman tentang ERP.